Compras de productos Chinos - ¿Hacerlo tú mismo o contratar un agente?


Un buen agente de compras es un gran capital para cualquier empresa que quiere importar desde China. Sin embargo, contratar a un agente que se encargue del abastecimiento de productos es a veces muy costoso para emprendimientos y empresas pequeñas. En este artículo, explicaremos cómo puedes comenzar a comprar productos en China por tu cuenta. Empecemos por explicar por qué tiene sentido para las empresas pequeñas el encargarse de este aspecto por sí mismos.


¿Por qué un DIY (Do it yourself o Hazlo tú mismo) es la mejor opción para los pequeños compradores?


Un mal agente de compras no es una ganancia, es una problemática. Muchos agentes son rechazados por el proveedor que eligen para su cliente, esto le da una buena razón al agente para seleccionar el proveedor que pague la comisión más elevada, no el proveedor que esté más calificado para manufacturar el producto de su cliente.

No me malentiendas, existen muchas agencias/oficinas de compras que poseen una buena reputación. Sin embargo, muchas de ellas no son accesibles para importadores de pequeños volúmenes, dado que existen grandes riesgos al abastecerse de productos en China, y estos riesgos deben ser manejados prudentemente. El abastecimiento de productos es un proceso complicado que a veces requiere más de 1000 horas de trabajo, contando desde la planificación inicial del proyecto hasta el envío final.


Las oficinas de compras también deben pagar cuentas, esta es la razón por la que las cuotas de sus servicios normalmente alcanzan los miles de dólares, y por proyectos más elaborados y complicados la cuenta puede ser de decenas de miles de dólares. Esto simplemente es inaccesible para las empresas pequeñas, y carece de todo sentido el pagarle a una compañía de abastecimiento un monto más elevado que el valor total de tu compra. Sin embargo, un buen servicio raramente es barato, y los servicios baratos raramente son buenos.


Esto quiere decir que tu única opción como un comprador pequeño es arremangarte la camisa y ensuciarte las manos haciendo el trabajo, pero tranquilo, no es tan malo como suena. Requerirá de bastante trabajo, pero es mucho mejor que contratar a un agente de abastecimiento desorganizado. A continuación enlistamos nuestros mejores consejos para el abastecimiento de productos en China para empresas pequeñas.


Consejo #1: Cómo comenzar a comprar productos en China


Antes de que comiences a consultar a los proveedores, necesitas saber lo que vas a preguntar. Un producto es la suma de sus partes, lo que significa que debes definir la calidad del producto, el desempeño y la función. En otras palabras, necesitas redactar las especificaciones del producto de manera que sean comprensibles para el proveedor.


Si estás ubicado en Estados Unidos, Europa, Australia o Nueva Zelanda, probablemente necesites asegurar el cumplimiento de uno o más productos con la certificación de los estándares. Ten en mente que la mayoría de los proveedores en China no son capaces de cumplir con la certificación de los estándares occidentales, y ciertamente ninguno de ellos investigará cómo hacerlo solo por ti. Primero, necesitas confirmar cuáles estándares de productos o directivas son aplicadas a los productos que pretender importar. Segundo, necesitas verificar que el proveedor es verdaderamente capaz de manufacturar productos que cumplan con estas regulaciones.


La única manera de determinar si un proveedor está calificado es verificando las certificaciones previas y los reportes de las pruebas de laboratorio realizadas por terceros. ¿Suena complicado? Te podemos ayudar, nos encargamos de confirmar las regulaciones aplicables al producto, las etiquetas requeridas y una lista de proveedores que cumplan con ello.

Probablemente querrás saber un poco más sobre los proveedores. Cuando buscas ciertos productos, tales como electrónicos, un sistema para el manejo de calidad es crucial. Sin uno, las unidades con defectos pueden pasar desapercibidas, y terminar en las manos de tus clientes. Un sistema de manejo de calidad es para prevenir que esto suceda, mediante un estricto proceso que debería involucrar los siguientes pasos:

  • Inspección y prueba de los materiales y componentes entrantes

  • Prueba del producto durante la producción

  • Prueba del productos luego de la producción

Un sistema de manejo de calidad que también especifique cómo el proveedor maneja las unidades defectuosas (cualquier unidad que no cumpla con tus especificaciones). Manufacturar no es una ciencia, y las unidades defectuosas van a suceder hasta cierto nivel. Existen varios sistemas establecidos, ISO 9001 es el más reconocido hasta ahora. Sin embargo, lo que realmente importa es que el proveedor sea capaz de comunicar claramente cómo funciona su sistema de manejo de calidad y de respaldar todos los reportes que muestran que el sistema está siendo realmente implementado.


Consejo #2: Hacer que el proveedor responda tus dudas


Envías tus dudas, esperas unos cuantos días y luego no recibes respuesta. Obtener la atención del proveedor es un gran obstáculo para los compradores pequeños, sin embargo, varios proveedores tienen razones válidas para no molestarse en responder la mayoría de las preguntas. Los proveedores que se encuentran en las listas de sitios B2B como Globalsources.com, recibe un gran número de preguntas al día, usualmente estas preguntas involucran un RFQ (Request for Quotation, por sus siglas en inglés) o Solicitud de presupuesto para cierto producto.


Hacer un presupuesto no es tan sencillo como podría sonar. A fin de hacerlo, el proveedor necesita contactar con sus subcontratistas y obtener su última actualización de precios. Una vez que tengan esto, es que pueden comenzar a calcular sus propios costos, considerando el trabajo que involucra la creación del presupuesto, el proveedor se ve forzado a priorizar a los compradores serios sobre los oportunistas. El problema es que la mayoría de los pequeños compradores terminan dando la impresión de pertenecer a la última categoría que se debe tomar en consideración.


La siguiente pregunta es ¿Cómo te presentas a ti mismo como un comprador serio al que los proveedores deberían prestar atención? Durante mis años en esta industria, he hablado con cientos de gerentes de ventas Chinos y esto es lo que la mayoría de ellos dice:

La mayoría de las pequeñas empresas no provee suficiente información sobre el producto. No es posible proveer un presupuesto sin especificaciones claras sobre el producto, después de todo, eso es en lo que se basa el presupuesto. Un proveedor no puede presupuestar un reloj de muñeca, pero si puede presupuestar un reloj de muñeca de acero inoxidable, Citizen IL y platina de oro rosado. A fin de no lucir como un principiante que no sabe sobre el producto, haz una investigación previa antes de enviar un RFQ.


La mayoría de las preguntas no llevan a nada. Existe muchos oportunistas que envían RFQ simplemente por diversión, las buenas intenciones no pagan las cuentas y es por eso que los proveedores se ven forzados a ser más exigentes. Al enviar una solicitud para un RFQ a un proveedor Chino siempre preséntate a ti mismo y a tu compañía, incluso debes considerar el presentar tu compañía un poco más grande de lo que realmente es, a fin de conseguir la atención de los proveedores.


Consejo #3: Manejar el proceso de abastecimiento


Trabajar con un gran número de proveedores es crucial. Ya he explicado anteriormente que la atención del proveedor no está garantizada, por lo que debes considerarte afortunado si la mitad de los proveedores que contactaste te responden. Entre ellos, posiblemente no muchos sean capaces de cumplir con las especificaciones del producto y las certificaciones requeridas. Al final, tendrás un puñado de proveedores calificaciones y eso es incluso antes de que tomes en consideración los precios.


Contactar de 4 a 5 proveedores no es suficiente. La mayoría de los agentes de compras incluyen hasta más de 50 proveedores en su proceso de selección. Es una gran cantidad de información y trabajo el llevar un registro y seguimiento de todos. Por eso, para asegurarte de mantener el proceso de búsqueda manejable, necesitas guardar la información importante en una hoja de cálculo. Como mínimo, este documento debe contener la siguiente información:

  • Certificado de cumplimiento

  • Cumplimiento de las especificaciones del producto

  • Precio

  • Costos del producto de muestra

  • Tiempo de producción

  • Procesos del Sistema de Manejo de Calidad

  • Garantía

  • Forma de pago

También deberías guardar los documentos importantes, como reportes previos sobre los productos, en carpetas separadas. Es mucho más sencillo seleccionar un proveedor si tienes la información completa de lo que tienen para ofrecerte.


Consejo #4: Informar a tu proveedor de las próximas inspecciones de calidad y pruebas del producto


No escondas el hecho de que pretender enviar a un inspector para revisar tus productos. En su lugar, dile a tu proveedor desde el principio que pretendes verificar que tus productos cumplen con las especificaciones y requerimientos de calidad. Esto también aplica para las pruebas de los productos, haz que tu proveedor esté al tanto que pretendes verificar que el producto cumple con la certificación de los estándares en tu país.


No te sorprendas si varios proveedores dejan de responder tus correos. Esto no es algo malo, significa que esos proveedores no están calificados y debes sentirte afortunado de saberlo antes de haber hecho algún compromiso mayor.


Consejo #5: No malgastes tiempo en proveedores no calificados


Nunca asumas que todos los proveedores Chinos, de cierta industria, con capaces de manufacturar tu producto en la forma que quieres. Lo que hace las cosas un poco más complicadas, es que muchos gerentes de ventas Chinos tienen la tendencia de prometer más de lo que en realidad pueden cumplir en términos de precios, calidad del producto y el cumplimiento de las certificaciones.


Aun así, muchos importadores cometen el gran error de seleccionar a un proveedor muy pronto basándose en el compromiso por parte del proveedor. El resultado es usualmente que el importador descarta a todos los demás proveedores, y se compromete realizar el proceso del desarrollo del producto con un solo proveedor. El tiempo pasa y es momento de hacer la orden, esta es la oportunidad perfecta para que el proveedor aumente el precio o simplemente se rehúse a cumplir con alguno de tus requerimientos.


Lo que sucede a continuación podría ser sorpresivo, pero el importador usualmente termina haciendo la orden. ¿Por qué? Porque están desesperados por obtener sus productos y comenzar a vender. Luego de meses de negociación y dinero invertido en muestras del producto, el importador no puede retractarse del trato. Este es el por qué la selección del proveedor no debe hacerse sino hasta el último momento. Siempre debes estar seguro de tener otros proveedores de respaldo, en caso de que el que seleccionaste comience a causar estragos.


Consejo #6: Muchos proveedores Chinos prefieren tratar directamente con el comprador


Existente momentos cuando los proveedores Chinos escogen no cooperar debido a que el contacto representa a una agencia/oficina de compras. Esto puede ser debido a que prefieren tratar con un principiante que con un profesional que conozca el oficio, aunque este no siempre es el caso.


Por varias razones, algunos proveedores Chinos simplemente prefieren trabajar directamente con el comprador. Si estás bien preparado y sigues nuestros consejos, puedes tener el trabajo hecho invirtiendo menos dinero y obteniendo un mejor resultado en el producto.


¿Listo para importar y lanzar tu propio producto?

¡Contáctanos!


Traducción: Karelia Díaz

Contacto: kareliadz@gmail.com

Fuente:chinaimportal.comchinaimportal.comchinaimportal.comchinaimportal.com

Edición: Pablo Martínez

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