• Karelia Díaz

7 documentos que siempre debes pedirle al proveedor

Updated: Oct 14, 2019



Tienes que leer este artículo si quieres aprender sobre los 7 documentos claves que debes solicitarle al tu proveedor Chino para proteger tu negocio.


Solicitar, chequear y verificar los certificados Chinos puede ser una muy buena manera de fomentar la confianza con tu proveedor, y si son serios con su trabajo, no tendrán inconveniente en proporcionartelos.


Las compañías Chinas muchas veces despliegan un montón de certificados en sus oficinas, o sus páginas web, pero la mayoría de ellos son de poca relevancia. En este artículo resaltaremos los 7 documentos más importantes en los que debes enfocarte.


¿Para qué solicitar los documentos del proveedor?


Requerir que tu proveedor Chino te proporcione algunos documentos claves de registro, certificados y reportes es una diligencia simple pero efectiva.


Los negocios genuinos Chinos que están ansiosos por trabajar estarán felices de proveerte estos documentos. Verificar que son auténticos te dará la certeza de que estas tratando con una compañía de confianza.


Por otro lado, si el proveedor Chino está reacio a darte estos simples documentos, o peor, te enseña documentos falsos, es una clara señal de que deberías irte con tu negocio a otra parte.


Siempre debes estar atento de la falsificación cuando tratas con cualquier certificado o documentos Chinos. Por ejemplo, las licencias comerciales falsas son muy comunes, y van desde arreglos descuidados en Photoshop hasta ciertos ajustes que son más difíciles de detectar.



7 Documentos que deberías solicitar


Muchos de estos documentos de los cuales siempre deberías solicitar una copia, serán esenciales en diferentes situaciones. En todos los casos es importante verificar que los certificados son genuinos.


1. Licencia comercial


  • Nombre en Chino: 营业执照

  • Propósito: Probar que la compañía está legalmente registrada en China.


Todas las compañías Chinas deben estar registradas y tener su licencia comercial, en la cual se les asigna un número de 18 dígitos como número de licencia.


Debido a que es uno de los certificados principales de la compañía, es bastante solicitado, por lo que cualquier muestra de resistencia por parte del proveedor para proporcionar una copia del mismo es una buena advertencia. Una vez que recibes el certificado debes asegurarte de revisarlo cuidadosamente.


Adicionalmente a los casos de falsificaciones, también hemos enfrentado mucho a casos en donde se proveen licencias comerciales de Hong Kong, e incluso de países fuera de la jurisdicción como Las Islas Vírgenes o Las Islas Caimán.


Licencia comercial China

2. Certificado de cuenta bancaria

  • Nombre en Chino: 开户许可证

  • Propósito: Obtener detalles de la cuenta bancaria oficial de la compañía en China.


Una buena manera de evadir estafas y fraudes es realizar pagos únicamente a la cuenta que aparece en el certificado de cuenta bancaria oficial de la compañía China

.

Este certificado prueba que la compañía es la acreedora genuina de la cuenta bancaria que allí aparece, y puedes confiar en que los pagos que realices a esa cuenta realmente serán para la compañía.


Verificar esto te asegura que tus pagos no se harán a cuentas personales o a cuentas extranjeras de las cuales el dinero puede "desaparecer". Existen muchas más protecciones y restricciones sobre una cuenta bancaria empresarial, por lo que también estas más seguro en ese aspecto.


Sin embargo, hay ciertas advertencias. La mayoría de mas compañías Chinas operan con varias cuentas bancarias, por ejemplo, para manejar diferentes divisas o diferentes aspectos del negocio.


En estos casos, es probable que solamente una de las cuentas bancarias tenga asociada una licencia. No necesariamente hay algo alarmante sobre esta situación, lo que es importante resaltar es que te asegures de siempre pagar a cuentas empresariales y no cuentas personales.


Certificado de cuenta bancaria

3. Certificado de registro para comercio internacional


  • Nombre en Chino: 对外贸易经营者备案登记表

  • Propósito: Asegurar que la compañía está registrada para el comercio internacional y confirmar su nombre oficial en inglés.


El certificado Chino de registro para el comercio internacional es requerido para las compañías que están directamente comprometidas con la exportación e importación, por lo que no es requerido para todas las compañías en China.


Si tu proveedor Chino no posee este certificado probablemente usen a una agencia de compras para enviar tus productos. Lo que no es necesariamente un problema, pero si es algo de lo que debes estar conciente.


Como parte del proceso de registro, se le solicita a la compañía especificar su nombre en inglés para registrarse en el Ministerio de Comercio (Ministry of Commerce o MOFCOM).


En la mayoría de los casos, este nombre en inglés debería corresponder con el nombre de la cuenta bancaria que te proveen para realizar el pago.


Certificado de registro para comercio internacional

4. Certificado ISO 9001


  • Nombre Chino: ISO9001质量管理体系证书 (Sin embargo, el certificado se provee usualmente en inglés)

  • Propósito: Asegurar que la organización tiene un sistema de control de calidad certificado, cuyo alcance cubra el producto que estás adquiriendo.


Solicitar una copia del certificado ISO 9001 al proveedor Chino es de gran utilidad antes de realizar cualquier orden con ellos. Un certificado ISO 9001 demuestra que la compañía China ha implementado un sistema adecuado para:


  • Manejo de calidad

  • Manejo de responsabilidad

  • Manejo de recursos

  • Producción

  • Medidas, análisis y desarrollo

  • Entre otras cosas más…


(O por lo menos convenció al auditor de que tiene un sistema adecuado para estas áreas).


Un certificado ISO 9001 se otorga por un alcance en específico y este alcance identifica los productos y servicios que cubre la certificación. Esto es muy útil para determinar si el proveedor genuinamente produce el producto que estás solicitando.


Además, también incluye el nombre en inglés de la compañía, que puede ser comparado con el nombre dado en el certificado de registro para comercio internacional.


Como siempre, hay posibilidades de un engaño, por lo que ver el certificado no es suficiente. Tienes que identificar al registrador que concedió el certificado ISO 9001 (su nombre se encuentra en el documento), y confirmar independientemente con el registrador que efectivamente el certificado es genuino.


Es importante confirmar para cuál localidad el proveedor posee el certificado ISO 9001, porque puede que el certificado cubra algunas fábricas pero otras no. Además, seria sabio confirmar que el registrador que concedió el certificado está acreditado para ello.


Certificado ISO 9001

5. Certificado de registro de aduanas


  • Nombre en Chino: 进出口货物收发货人报关注册登记证书

  • Propósito: Determinar si la compañía se encuentra registrada para realizar declaraciones de aduanas con las autoridades Chinas.


A pesar de que se confunde mucho con el certificado de registro para comercio internacional, el certificado de registro de aduanas sirve para un propósito muy diferente.


Este certificado es prueba de que el proveedor Chino está registrado en la aduana China para hacer declaraciones aduaneras.


La mayoría de las compañías manufactureras tendrán este certificado, pero muchas empresas pequeñas usan corredores que los ayudan con el proceso.


Es menos común para las empresas tener este certificado que el certificado de registro para comercio internacional, aún así es útil solicitarlo para tener un mejor entendimiento de sus capacidades.


Certificado de aduanas

6. Reportes de pruebas


  • Nombre en Chino: 测试报告 (Sin embargo, los reportes de pruebas se proporcionan normalmente en inglés)

  • Propósito: Probar que el producto que se está adquiriendo cumple con los estándares y requerimientos.


Dependiendo del producto que estás ordenando, deberías requerir un reporte de pruebas de parte del proveedor, idealmente se debe hacer esto en varios puntos del proceso de producción, para confirmar que los bienes que se están produciendo de acuerdo a los estándares que solicitaste.


Qué tipo de pruebas de especificaciones vas a requerir, cuándo serán llevadas a cabo y por quién son cosas que necesitas determinar. Debes estar alerta de los proveedores que pretenden mostrar certificados de pruebas de otros productos que no son el producto en el que estás interesado.


Además, existen algunas pruebas de productos que algunos importadores pasan por alto, y hacer esto puede resultar en un error muy costoso. Si estas importando productos manufacturados en China, hay una gran posibilidad de que necesites mostrar los certificados que demuestren que tu producto cumple con los estándares de tu país.


Muchas categorías de productos requieren este tipo de certificación, los ejemplos más comunes son juguetes y electrónicos. Las pruebas de los productos tienen que ser llevadas a cabo antes de que los bienes sean enviados, dado que la certificación será solicitada por las autoridades de aduanas en de tu país. Carecer de la certificación de pruebas de los productos específicos puede significar que no podrás reclamar tus bienes a pesar de que hayan llegado al país, y el único responsable serás tú.


Por esto, es inadmisible confiar en tu proveedor para adquirir las certificaciones requeridas para importar el producto específico en tu país o investigar tu mismo cuáles certificaciones de pruebas son requeridas.


Esto es algo que debes confirmar tu, investigando las prueba necesarias por cada producto y haciendo que un tercero certifique el producto si es posible.


Como siempre, debes estar alerta de las fechorías. Asegurate de que las certificaciones son realizados por un tercero acreditado, y confirma independientemente la certificación y la acreditación con la siguiente organización en la cadena.


Reporte de pruebas

7. Factura proforma


  • Nombre en Chino: 形式发票 (sin embargo, este documento casi siempre se proporcionan en inglés)

  • Propósito: asegurar que el pago se hizo a la compañía correcta y la cuenta bancaria correcta, y que todos los detalles proporcionados sean consistentes.


Tu proveedor estará más que feliz y dispuesto de darte este documento, además, es el único documentos que es preparado por el mismo proveedor, usualmente en Excel o Word, aunque existan mejores soluciones disponibles.


Verifica que el nombre en la factura sea consistente con lo siguiente:


El nombre de la compañía con la que estuviste tratando.


  • El nombre de la cuenta que te proporcionaron para el pago (idealmente el número de cuenta será el mismo que aparece en el certificado de cuenta bancaria).

  • El nombre en inglés del certificado de registro para comercio internacional, el certificado ISO 9001 y los reportes de pruebas.

  • Algunos proveedores Chino pueden solicitar recibir el pago a través de una compañía diferente, debes estar alerta con esto.

  • Además, revisa cuidadosamente el contenido de la factura proforma para asegurarte de que el producto es descrito con precisión y que los términos del pago son los acordados.


No temas solicitar cambios, es mucho más sencillo hacerlo antes de que el pago se haga que despues de pagar.


Factura proforma

Traducción y Edición: Karelia Díaz

Contacto: kareliadz@gmail

Fuente: https://www.chinacheckup.com/

anytime@avocommerce.com

Office 316, #7 Huasheng Rd. Xiamen City, Fujian. China

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